电子文件对档案工作的影响及对策
张智涛
一、电子文件定义及其特点综述
所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：?１ 电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；?２ 电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；?３ 电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；?４ 电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
二、电子文件对档案业务管理工作的影响
１传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
２?由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
３?由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
三、电子文件对档案学理论的影响
１?对档案本质属性的影响
原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定?电子文件能否作为档案?是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。
２?对档案来源原则的影响
来源原则包括两个方面：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文件的产生，后者愈益受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题，才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此，要确定档案的来源，不可仅局限于寻找一个恰切的定义，或仅要求完整地保护全宗与文件系列，按照原始顺序进行整理等，而必须正确说明档案的原始联系，了解在整个生命周期中文件组合的变化，应随着客观实际的变化，丰富和发展来源原则。
３?对档案学理论研究内容的影响
档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文件出现以后，档案工作的对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文件来开展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等，都将成为档案学理论研究必不可少的内容。
四、档案界所应采取的对策
１?做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
２?解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。
３?使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。
４?档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。
关于印发《“SARS”病毒污染的污水应急处理技术方案》和《“SARS”病毒污染的废弃物应急处理处置技术方案》的通知
国家环境保护总局
关于印发《“SARS”病毒污染的污水应急处理技术方案》和《“SARS”病毒污染的废弃物应急处理处置技术方案》的通知
各省、自治区、直辖市环境保护局（厅）、环境监测站、环境监察机构、解放军环保办:
为了加强对医疗机构排放污水及垃圾处理处置的管理和指导，避免“SARS”流行蔓延，影响人体健康和污染环境,我局组织有关专家编制了《“SARS”病毒污染的污水应急处理技术方案》和《“SARS”病毒污染的废弃物应急处理处置技术方案》，现印发你们，供你们在监控医疗机构污水和垃圾的处理处置中，以及防止“SARS”流行工作中参考使用。
附：1、“SARS”病毒污染的污水应急处理技术方案
2、“SARS”病毒污染的废弃物应急处理处置技术方案
国家环境保护总局
二OO三年四月三十日
附件1：
SARS病毒污染的污水应急处理技术方案
为了应对目前我国发生的非典型肺炎受感人群及治疗过程产生污水对环境的污染，根据目前我国同类污水处理技术水平、设备水平制定本方案。本方案适合于接收“非典”人员诊疗的医院、疗养场所、研究机构、临时监护场等产生污水的处理。
一、“非典”人员产生污水污染控制原则
1、加强污染源管理，严防污染扩散
对“非典”病人产生的排泄物（粪便、尿、呕吐物等）必须采用专用的容器（传染病专用的塑料袋）收集，进行单独的消毒处理，不得排入污水处理系统。
收纳“非典”病人的医院产生的污水应加强消毒处理。对于已设有污水处理设施的医院应加强管理，对于未设有污水处理设施的医院，应增设污水处理设施，进行消毒处理，禁止随意排入环境。
2、尽快消毒灭菌，控制病毒繁殖扩散
对于产生的污水及其致病源，最有效的消毒灭菌方法是投加消毒剂。目前消毒剂主要以强氧化剂为主，这些消毒剂的来源主要可分为两类。一类是化学药剂，另一类是产生消毒剂的设备，相关的技术问题分述其后。
二、非典人员产生污水药剂处理应急方案
1、消毒药剂的种类及其选择
化学消毒药剂按其杀菌强弱可分为灭菌剂、消毒剂、抑菌剂。
灭菌剂指能杀灭细菌芽孢、病毒和一般病源菌。消毒剂指不能杀灭细菌芽孢的一般消毒剂。抑菌剂指不能杀灭病源细菌，但能抑制细菌生长繁殖的消毒剂。
按消毒剂的化学性质可分为：氧化型消毒剂、非氧化性消毒剂。氧化性消毒剂主要指有较强氧化性的消毒剂，如含氯消毒剂、过氧化物类消毒剂；非氧化性消毒剂主要指季胺盐类消毒剂。针对“非典”病毒的一些性状和传播特点，建议优先选用的消毒剂为：液氯、二氧化氯、次氯酸钠、漂白粉或漂白精、臭氧等。
2、药剂配制
所有化学药剂的配制均要求用塑料容器和塑料工具。
3、投药技术
污水消毒原则上要采用相关发生器、虹吸投药法或高位槽投药法。没有条件时，也可以在污水入口处直接投加。
投放液氯用加氯机；二氧化氯用二氧化氯发生器；次氯酸钠用发生器或液体药剂；臭氧用臭氧发生器。
4、药剂使用防护技术
配制和使用消毒药物时，需要穿戴工作服、戴口罩、戴橡胶手套，以防止消毒剂对操作人员的危害。
三、 消毒专用设备的使用方案
1、污水量测算
目前对于医院产生的含有病毒的污水，国内市场上可提供的成套设备主要是二氧化氯发生器和臭氧发生器，这些设备基本可以采用自动化操作方式，设备选型根据产生的污水量而定。根据我国医院污水水量计算技术规范，医疗场合产生的污水量列于表1：
表1 医院污水综合排放量测算表
医院设备或规模 污水量（L/床.d） 小时变化系数K
设备比较齐全的大型医院
600-1000 2.0-2.2
一般设备的中型医院 500-800 2.2-2.5
2、消毒剂及投加量
（1）氯化消毒
传染病医院或接收“非典”病人的专门医院液氯、二氧化氯、次氯酸钠、漂白粉或漂白精，参考有效氯投加量为50mg/L。
接触时间>1.5小时，余氯量大于6.5mg/L，粪大肠菌群数<500个/L；
接收“非典”病人的综合医院
应按传染病医院的要求对其产生的污水进行处理，对原有的污水处理设施进行改造，在改造之前可采取加大投药量的方法作为临时措施。采用氯化消毒时，接触时间为1.0小时的，余氯大于10 mg/L，参考有效氯投加量为80mg/L，粪大肠菌群数<500个/L。若接触时间不足1.0小时的，投氯量与余氯还需适当加大。（2）臭氧消毒
接触时间大于0.5小时，投加量大于50mg/L，粪大肠菌群数<500个/L。
3、SARS病人排泄物及污物消毒方法
⑴次氯酸钠、漂白粉、三合二、漂粉精：有效氯0.1－0.2%溶液，浸泡24小时以上。
⑵次氯酸钠溶液：有效氯0.1－0.2%溶液，浸泡24小时以上。
⑶二氯异氰尿酸：有效氯0.1－0.2%溶液，浸泡24小时以上。
⑷二氧化氯：有效氯0.1－0.2%溶液，浸泡24小时以上。
⑸焚烧处理
附件2：
“SARS”病毒污染废弃物应急处理处置技术方案
一、可能被SARS病毒污染的废物
1、SARS专科门诊、医院发热门诊以及接触SARS病人的医院感染性废物，包括病人手术或尸解后的废物（如组织、污染材料和仪器等）以及被血液或人体体液污染的废医疗材料、废医疗仪器以及其它废物（如废敷料、废医用手套、废防护服、废注射器、废输液器、废输血器等）。
2、SARS传染病房产生的所有废物，包括排泄物、废敷料、生活垃圾以及病人接触过的任何其他废设备、废材料。
3、SARS感染者及可能感染者产生的排泄物、生活垃圾。
4、SARS专科门诊、医院发热门诊以及接触SARS病人的医院产生的废弃锋利物，包括废针头、废皮下注射针、废解剖刀、废手术刀、废输液器、废手术锯、碎玻璃等。
5、有关SARS临床、教学、研究等医学活动中产生的实验室所用的含有菌落及病原株培养液和保菌液的废弃物以及感染的动物。
6、SARS专科门诊、医院发热门诊以及接触SARS病人的医院废水处理产生的污泥。
7、SARS传染病房废弃的病房空气净化材料。
8、其他被SARS病毒污染的废物。
二、SARS病毒污染废物的收集、运输、贮存
1、所有SARS病毒污染废物的收集应采用专用包装。包装应该采用具有防渗、防利器扎损功能的密闭容器。
2、SARS病毒污染废物的收集、运输应该采用专用密闭车辆。SARS病毒污染废物专用车辆应该每日消毒、清洗。清洗废水应该作为SARS病毒污染废水进行收集处理。
3、SARS病毒污染废物应该每日定时定点定人进行收集。收集人员和运输车辆司机必须进行必要的防护。
4、SARS病毒污染废物的贮存不得超过24小时，应该在产生的当日进行处理。
5、SARS病毒污染废物必须在独立的封闭贮存空间内贮存，不应露天存放；应该定期对SARS病毒污染废物贮存空间进行消毒、清洗。清洗废水应该作为SARS病毒污染废水进行收集处理。
6、SARS病毒污染废物包装容器、运输车辆和贮存区域应该有明显的标志。
三、SARS病毒污染废物的处理
1、SARS病毒污染废物必须按照卫生部门要求进行消毒后才可以进行后续处理。
2、SARS病毒污染废物应该尽量采用焚烧的方法进行处理。不得采用分类回收的方式处理利用其中的有价值材料。
3、在已经进行医疗废物集中处理的地区鼓励采用区域（地区）集中处理的方式处理SARS病毒污染废物。
4、处理SARS病毒污染废物的焚烧炉设施应满足下列条件：
炉内焚烧温度不小于850℃；烟气停留时间不得小于1秒，集中处理装置应该不小于2秒；设有烟气二次燃烧装置；设有烟气净化装置，保证排放烟气能达标；焚烧残渣的热灼减率不得大于5%。5、如果当地没有上述专用焚烧设备，建议按照顺序采用下列设备暂行替代处理SARS病毒污染废物：
简易医疗废物焚烧炉；危险废物焚烧炉；垃圾焚烧炉或工业废物焚烧炉；水泥窑；火化场焚尸炉；供暖供热用燃煤锅炉。采用这些设备处理SARS病毒污染废物，应该最低满足下列条件：
焚烧残渣的热灼减率不得大于5%；烟气排放满足相关的排放标准。6、SARS病毒污染废物处理过程中不应将废物包装容器破碎，应该带包装处理。
7、SARS病毒污染废物处理过程中产生的废水应该按照SARS病毒污染废水进行收集处理。
8、SARS病毒污染废物焚烧后产生的飞灰、残渣应该按照有关标准进行处置。
